Toate organizațiile care au un personal mare implementează sisteme diferite de monitorizare a procesului de muncă, a disciplinei și a respectării angajaților cu alte clauze ale contractului de muncă. Respectarea disciplinei este un element important de control de care depinde productivitatea și performanța economică a companiei.
Principalele forme de control sunt înregistrarea zilei de lucru a angajatului. Cu alte cuvinte, un serviciu special, o persoană responsabilă sau un sistem automatizat înregistrează zilnic ora exactă de sosire și plecare a angajaților întreprinderii.
Jurnalul de timp al angajatului
Dacă este obișnuit ca o organizație să țină un jurnal al sosirii și plecării angajaților, atunci acest document este întocmit sub forma unui tabel și conține următoarele coloane:
- număr de serie;
- data de;
- Numele complet al angajatului;
- denumirea funcției;
- ora exactă a sosirii la locul de muncă;
- ora exactă a plecării de la locul de muncă;
- semnătura personală a angajatului;
- numărul de ore lucrate pe zi;
- note care explică posibilele întârzieri sau părăsirea unui schimb mai devreme decât s-a convenit.
Multe dintre elementele enumerate pot fi excluse sau înlocuite cu altele, dar numărul de ore este indicat în orice format al acestui document. Acest indicator este strict controlat de angajator.
Foaia de pontaj
Cu toată utilitatea și necesitatea sa organizațională, un jurnal al timpului de lucru nu este un document obligatoriu în conformitate cu legislația Federației Ruse. Ca document oficial, statul a stabilit un alt document în aceste scopuri - foaia de program de lucru.
Bilanțul se întocmește pe baza statisticilor jurnalului, fiind un document obligatoriu, conform căruia statul controlează implementarea normelor Codului Muncii.
Fișa de raport indică numerele de angajați emise anterior, numele organizației și datele. Conținutul documentului include informații despre prezență și absență, orele suplimentare, orele de noapte și notele de absență.
Program de urmărire a timpului angajaților
Tehnologiile computerizate moderne fac posibilă utilizarea software-ului pentru controlul și înregistrarea timpului de lucru.
Un serviciu special de urmărire a timpului poate îndeplini următoarele sarcini:
- colectarea datelor statistice;
- intocmirea automata a rapoartelor, transferarea acestora catre manager;
- monitorizarea timpului unui specialist individual;
- momentul zilei, luând în considerare pauzele planificate, planificarea întâlnirilor și a întâlnirilor.
Dacă un angajat încalcă cronometrul - oprirea unui program sau schimbarea intervalului de ore de lucru, managerul primește o notificare despre acest lucru. Astfel, sistemul efectuează un control discret, dar strict și automatizat al sosirii, plecării și îndeplinirii altor sarcini.
Sistemul reduce numărul de conflicte și situații stresante pentru echipă. Managerul nu trebuie să exercite presiune psihologică asupra angajaților, iar echipa va învăța rapid autocontrolul.
Monitorizarea orelor de lucru este posibilă numai dacă organizați înregistrări exacte ale sosirii și plecării angajaților. Un astfel de control poate fi organizat folosind jurnalele, cardurile sau amprentele digitale.
La plecare și la sosire, angajatul trebuie să-și prezinte actul de identitate pe dispozitivul de citire, care va înregistra ora și numele angajatului. Un astfel de sistem de contabilitate vă va permite să înregistrați toate mișcările angajaților, absenteismul, întârzierile și plecările anticipate.
În sistemele automatizate de contabilitate, puteți înregistra concediile medicale și absenteismul și apoi puteți primi date cu orice adâncime de eșantionare: pe lună, pe an sau pentru o perioadă arbitrară.
Jurnalele de hârtie sau sistemele de carduri vă permit să urmăriți sosirile și evidențele angajaților, dar nu pot confirma că această persoană a trecut prin punctul de control. Cardurile pot fi transferate, angajații pot marca mai multe carduri deodată, iar falsificarea unei semnături nu este deloc o problemă. Sistemele biometrice nu au acest dezavantaj.
Trebuie doar să puneți degetul pe scaner, iar în baza de date apare o înregistrare cu faptul că angajatul a fost marcat. În același timp, se știe sigur că acesta este exact angajatul care s-a înregistrat. La urma urmei, o amprentă nu poate fi transferată sau marcată pentru o altă persoană.
Înregistrarea sosirii și plecării angajaților
Conform sistemului automatizat, contabilul (cronometraj sau contabil) poate calcula salariile si poate lua in calcul orele sau turele lucrate. În acest caz, este posibil să folosiți atât rapoartele încorporate în sistem, cât și să generați altele pe baza datelor sistemului.
Prezența unei contabilități complete a sosirilor și plecărilor de către conducere va ajuta la menținerea disciplinei în organizație la un nivel adecvat, care, la rândul său, afectează direct componenta economică a activității. Folosind contabilitatea automată a veniturilor, conducerea are posibilitatea de a influența rapid personalul, petrecând în același timp o perioadă minimă de timp.
Oferim un sistem simplu, fără întreținere, de timp și prezență a amprentei. Sistemul nostru vă va ajuta în cel mai scurt timp posibil să începeți să țineți cont de toate întârzierile și absenteismul și să nu cheltuiți bani în plus pentru instalare și întreținere.
Există multe articole despre Habré dedicate urmăririi timpului, dar aproape toate se referă la sistemele de urmărire a timpului și monitorizarea acțiunilor angajaților pe un computer. Vom vorbi despre echipamente și sisteme care înregistrează ora de sosire și de plecare și vom lua în considerare problema necesității acestora.
Prima parte a articolului Greu se va concentra asupra echipamentelor care sunt folosite pentru a monitoriza fizic timpul petrecut de angajați la locul de muncă.
Vom lua în considerare toate tipurile de sisteme de urmărire a timpului care sunt utilizate cu diferite grade de activitate pe piața rusă.
Aproape toate sistemele pe care le vom lua în considerare vor necesita instalare, comutare echipamente, cablare, configurare software.
Partea a doua Hardcore va fi dedicat problemei necesității și eticii utilizării sistemelor de înregistrare a timpului. Cei mai renumiți antreprenori ruși vor răspunde la această întrebare special pentru tine.
Greu
Terminale de check-in și check-out
Terminalele de urmărire a timpului nu controlează niciun dispozitiv de acţionare (tornichete, încuietori electrice etc.). Acesta este ceea ce explică prețul lor scăzut - de la 9.670 de ruble. Software-ul este aproape întotdeauna inclus.Logica muncii: prima identificare este sosirea, a doua este plecarea. Funcționează cu condiția ca managerul să decidă să plătească pentru o zi lucrătoare doar dacă angajatul a trecut prin legitimație de două ori, când a sosit și când a plecat.
Majoritatea terminalelor folosesc datele biometrice ale unei persoane ca identificator. Cel mai adesea aceasta este o amprentă a modelului pielii unui deget, a formei unei fețe sau a modelului venos al unui deget sau al mâinii.
Terminalele biometrice sunt cele mai convenabile deoarece... Identificatorul nu poate fi pierdut, uitat, rupt, într-un cuvânt, este mereu cu tine. În cazul unei amprente, principala limitare este curățenia mâinilor, deoarece Geamul senzorului se poate murdari cu ușurință, iar eroarea de identificare va fi mai mare.
Pentru a completa imaginea, să adăugăm că există un număr mic de terminale care funcționează doar cu carduri contactless, dar nu văd niciun rost să le analizez mai detaliat, pentru că practica larg răspândită de a marca reciproc sosirea/plecarea le va reduce efectul la minimum.
Telefon mobil
În acest caz, datorită software-ului, un telefon cu modul NFC, în funcționalitatea sa, se transformă într-un terminal pentru înregistrarea sosirii și plecării. Această soluție este interesantă pentru că a fost prezentată de producătorul rus de controlere pentru sisteme de control al accesului, Promavtomatika și, în consecință, face parte dintr-un complex software și hardware mare de sisteme de control al accesului. Cardurile contactless Mifare sunt folosite ca identificatori.Încuietoare electronică
Nu este cel mai bun mod de a organiza urmărirea timpului. Și aici este doar pentru că, în realitate, clientul dorește destul de des să-l folosească din cauza costului scăzut și a modificărilor externe minime care vor trebui făcute în interiorul biroului.La trecerea mai multor persoane, în aproximativ 90 de cazuri din 100, o persoană va aplica cardul și, firește, toată lumea va trece. Având în vedere că oamenii vin de obicei la muncă și o părăsesc în același timp, acest lucru se va întâmpla tot timpul.
Cel puțin, va funcționa cu condiția ca camera să fie în interior, iar dacă nu sunt foarte mulți oameni în această cameră - cu cât numărul de persoane este mai mare, cu atât vor fi mai multe erori în rapoarte.
Compoziția sistemului și prețurile
Încuietoare electronică - de la 1129 de ruble
Software - poate fi atât plătit, cât și gratuit, în funcție de producătorul controlerului.
Cititori - de la 562 de ruble
Computer - de la 12.000 de ruble
În acest tip de sisteme, pot fi utilizați aproape toți identificatorii posibili - o amprentă, un model venos al unei mâini sau al unui deget, o formă a feței, un iris.
Turnichet
Aceasta este una dintre cele mai bune moduri de a organiza urmărirea timpului datorită caracteristicii sale unice - tăierea celor care trec unul câte unul. Ca urmare, veți primi timp net de lucru minus toate întârzierile, plecarea devreme, prânzurile lungi etc.Compoziția sistemului și prețurile
Turnichet - preț de la 32.000 de ruble
Controler ACS - preț de la 3000 de ruble
Software - poate fi atat platit cat si gratuit, in functie de producator
Cititori - de la 562 de ruble
Carduri fără contact - de la 16 ruble
Computer - de la 12.000 de ruble
Numărul încălcărilor după instalarea turnichetului va scădea, deși vor mai exista angajați care se vor târî sub turnichet sau vor sări peste, integrarea cu sistemul de supraveghere video va reduce semnificativ numărul de persoane dispuse să efectueze astfel de acțiuni.
Cameră video
Strict vorbind, personajul principal nu vor fi camerele în sine, ci modulul de analiză video. Marele avantaj al căruia va fi fără bariere, adică. lipsa turnichetelor și a ușilor încuiate.Monitorizarea activitatii personalului
O opțiune ideală pentru acei angajați al căror loc de muncă este definit cu precizie. Aceștia sunt, de exemplu, angajații de birou la birourile lor, lucrătorii de la mașină, casierii, paznicii, operatorii de supraveghere video, agenții de pază.
5000 de ruble
Pe lângă faptul că un angajat este prezent la locul de muncă, analitica video face posibilă înregistrarea activității, ceea ce este important pentru operatorii de supraveghere video sau agenții de securitate care pot adormi la locul de muncă.
Recunoaștere facială
Al doilea model de utilizare a analizei video este un sistem de identificare umană bazat pe recunoașterea facială.
Modul software - 314.000 de ruble
Urmărirea timpului nu este funcția principală a unor astfel de sisteme, dar acum pot fi folosite pentru a înregistra automat sosirea și plecarea.
Hardcore
Toate articolele despre urmărirea timpului pe resursele în care comentariile sunt disponibile provoacă o serie de comentarii negative. Interesant este că majoritatea comentariilor au fost făcute în timpul programului de lucru.Dorința oricărei persoane de a evita negativitatea este absolut firească și, de asemenea, este străină autorilor de articole despre urmărirea timpului de lucru, motiv pentru care, mi se pare, această problemă importantă a fost lăsată fără atenția cuvenită.
Timura Goryachev - director general al concernului Kalina
În concluzie, observ că controlul personalului nu este un scop în sine, ci un instrument, a cărui relevanță în actuala criză condițiile economice este în creștere.
Etichete: Adăugați etichete
Un sistem simplu și de urmărire a timpului liber este un jurnal centralizat în care angajații sunt notați când vin la serviciu și când îl părăsesc (controlul întârzierii și plecării anticipate de la serviciu). Constă din două părți – server și client:
Client Windows este instalat la stațiile de lucru ale angajaților și poate funcționa în unul dintre cele trei moduri:
- Modul complet automat, clientul înregistrează prima pornire a computerului (autentificare, deblocare, ieșire din modul de repaus) și ultima oprire (oprire, blocare, repaus, ieșire). Poate funcționa atât cu cât și fără fereastră de informații, în modul ascuns.
- Modul manual, angajatul trebuie să se înregistreze în mod independent și să plece de la locul de muncă. În acest mod, este posibil să capturați fotografii de pe camera web.
- Modul multi-utilizator - programul este instalat pe un computer selectat, este introdusă o listă de angajați, când vine și pleacă de la serviciu, fiecare angajat este marcat selectându-se singur din listă. În acest mod, puteți face fotografii de pe camera web.
Client Android transformă orice tabletă sau telefon într-un terminal simplu și convenabil de timp și prezență. Doar completați lista de angajați o dată și indicați adresa serverului. Acum angajații își pot înregistra cu ușurință sosirea și plecarea de la locul de muncă.
Partea serverului Programul WorkTime poate fi instalat pe orice computer sau server, principalul lucru este că clienții au acces la el prin rețea. Serverul înregistrează informații în baza de date și le poate furniza fie prin acces web (http://ServerAddress:43726 istoricul rapoartelor pe perioadă, export în Excel sau Word), fie prin API, prin solicitare xml din programul dvs. de contabilitate (exemplu în prelucrare pentru 1C).
Instrucțiuni:
- Instalați partea de server, specificați login și parola pentru a accesa serverul (opțional, implicit - admin și pass)
- (Mod automat și manual) Instalați programe client pe computerele utilizatorului și specificați adresa serverului
- (Client Android și modul multi-utilizator) Instalați programul client, completați tabelul angajaților și specificați adresa serverului
- Deschideți http://ServerAddress:43726 în browser, introduceți numele și parola și creați rapoartele necesare.
Acum angajații își pot marca sosirea și plecarea de la locul de muncă. Dacă datele de la clienți nu sunt afișate pe server, verificați dacă există acces la rețea - partea de server rulează pe următoarele porturi de rețea: 43724, 43725 și 43726.
Avantajele programului:
- Datele sunt stocate pe computerele dvs., nu pe serverele altor persoane din cloud.
- Ora exactă (TV) este înregistrată, în primul rând de la controlerul de domeniu, iar în al doilea rând de pe serverele de oră exactă de pe Internet.
- Fotografiile de pe camere web sunt comprimate la 5-7 kb, ceea ce reduce dimensiunea bazei de date. (100 de angajați timp de 1 an ≈ 400MB).
- Datele sunt „acumulate” pe clienți fără limită de timp și sunt trimise atunci când serverul apare în rețea.
- Simplitate - doar o setare obligatorie în timpul instalării este adresa IP a serverului sau numele său de domeniu.
- Integrare cu orice sistem de contabilitate, inclusiv 1C.
- Absolut gratuit vă permite să controlați și să urmăriți orele de lucru la întreprindere.
Exemple de caracteristici:
- Instalează clientul Android pe tabletă, atârnă tableta lângă intrare, angajații se fac check-in când vin la serviciu și când o părăsesc.
- Instalați un client automat și înregistrați cu ușurință pornirile și opririle computerului.
- Dacă computerele dvs. au camere web, setați fie modul manual, fie modul multi-utilizator. În acest caz, nu se va înregistra doar timpul, ci și fotografiile angajaților.
Respectarea programului zilnic de lucru este una dintre responsabilitățile angajaților. Dar, din păcate, această condiție nu este întotdeauna îndeplinită de ei. Angajații întârzie, părăsesc locul de muncă devreme și își părăsesc locul de muncă pe tot parcursul zilei. De aceea mulți manageri instalează sisteme.
Ce sisteme există pentru monitorizarea sosirii și plecării angajaților?
Sisteme biometrice
Cele mai populare sunt sistemele biometrice. Acestea nu numai că înregistrează orele de sosire și de plecare ale angajaților, dar cresc și nivelul de securitate al companiei. La urma urmei, fără amprentă, niciun străin nu va intra înăuntru. Prin urmare, ele pot fi văzute foarte des în instituții mari sau în organizații cu un nivel ridicat de securitate.
Dar sistemele biometrice au un dezavantaj. Ei marchează doar momentul în care ajung efectiv la serviciu. Dar nu fiecare angajat, când vine la muncă, se grăbește imediat în luptă. Unora le place să bea cafea, să discute cu colegii și abia apoi să-și continue sarcinile. Aceasta înseamnă că munca lor începe cu o jumătate de oră până la o oră întârziere.
Programe de urmărire a timpului
Angajații își petrec cea mai mare parte a timpului de lucru la computer. Prin urmare, instrumentul ideal pentru monitorizarea personalului de birou este.
Programul este instalat pe computerele personalului și înregistrează orele de începere și de sfârșit a lucrului; resursele utilizate (site-uri web, fișiere, aplicații).
Cum se întâmplă acest lucru și ce oferă managerului, să ne uităm la exemplul Yaware.TimeTracker.
Ce poți învăța din software-ul de urmărire a timpului?
1. Frecvența întârzierilor
Pentru a controla întârzierea, setați ora de începere a zilei lucrătoare în setările Yaware.TimeTracker. Acum, dacă un angajat începe lucrul mai târziu decât ora specificată, sistemul va înregistra acest lucru și va compila un „Raport de întârziere”.
Cu ajutorul acestuia, puteți afla natura sistematică a încălcărilor. Pur și simplu selectați numele angajatului și grupați datele pe lună.
2. Îngrijire sistematică timpurie
Părăsirea devreme de la serviciu este la fel de ușor de aflat ca și întârzierea. În setări, setați ora de încheiere. Dacă un angajat o completează mai devreme, acest lucru va fi indicat în raportul „Părăsit devreme”.
3. Motive pentru a întârzia sau a pleca devreme
Se întâmplă ca angajații să întârzie sau să părăsească locul de muncă mai devreme din cauza misiunilor de muncă. De exemplu, întâlnirea cu un client, trimiterea unui pachet, cumpărarea de bilete de avion.
Dacă activați activitatea offline în setări, angajatul va putea explica motivul pentru care a întârziat sau a plecat devreme. Dacă întârzie, atunci după pornirea computerului sistemul va emite o solicitare în care angajatul poate indica motivul
si comenteaza-l
Dacă un angajat pleacă mai devreme decât se aștepta, formularul de cerere va apărea a doua zi după pornirea computerului.
Cu software-ul de urmărire a timpului, nu știi doar când au venit și au plecat angajații, ci când au început efectiv să lucreze. Acest lucru îl face un instrument eficient pentru monitorizarea sosirii și plecării angajaților la birou.
Încercați versiunea gratuită de Yaware.TimeTracker și vedeți singur.