Все организации, которые имеют многочисленный штат, внедряют на производстве разные системы контроля за трудовым процессом, дисциплиной, исполнением служащими прочих пунктов трудового соглашения. Соблюдение дисциплины — важный элемент контроля, от которого зависит продуктивность и экономические показатели компании.
Первичные формы контроля — фиксация рабочего дня сотрудника. Иными словами, специальная служба, ответственное лицо или автоматизированная система ежедневно фиксирует точное время прихода, ухода работников предприятия.
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Если в организации принято вести журнал прихода и ухода сотрудников, то этот документ оформляется в виде таблицы и содержит следующие графы:
- номер по порядку;
- дата;
- ФИО сотрудника;
- должность;
- точное время прихода на работу;
- точное время ухода с работы;
- личная подпись работника;
- количество отработанных часов за день;
- примечания с объяснениями возможного опоздания или ухода со смены ранее оговоренного срока.
Многие из перечисленных пунктов могут исключаться или заменяться другими, но количество часов указывается в любом формате этого документа. Этот показатель строго контролируется работодателем.
Табель учета рабочего времени
При всей своей полезности и необходимости организации, журнал учета рабочего времени не является обязательным документом по законодательству РФ. В качестве официального, государство установило другой документ для этих целей — табель рабочего графика.
Табель составляется на основе статистики журнала, являясь обязательным документом, в соответствии с которым государство контролирует исполнение норм Трудового кодекса.
В отчетном табеле указываются выданные ранее номера сотрудников, название организации, проставляются даты. В содержание документа включается информация о явках и неявках, сверхурочные, ночные часы, отметки о пропусках.
Программа учета рабочего времени сотрудников
Современные компьютерные технологии позволяют использовать программное обеспечение для контроля и учета рабочего времени.
Специальный сервис учета рабочего времени может выполнять следующие задачи:
- сбор статистических данных;
- автоматическая подготовка отчетов, передача их руководителю;
- мониторинг времени отдельного специалиста;
- хронометраж дня с учетом запланированных пауз, планерок и совещаний.
В случае нарушения работником работы таймера — отключения программы или сдвигания диапазона часов работы, руководитель получает уведомление об этом. Таким образом, система осуществляет ненавязчивый, но строгий и автоматизированный контроль прихода, ухода, выполнения других задач.
Система уменьшает количество конфликтов, стрессовых ситуаций для коллектива. Руководителю не нужно оказывать психологическое давление на работников, а коллектив быстро научится самоконтролю.
Ведение контроля рабочего времени возможно только при организации точного учета прихода и ухода сотрудников. Такой контроль может быть организован с помощью журналов, карт или отпечатков пальцев.
При уходе и приходе сотрудник должен предъявить свой идентификатор считывающему устройству, которое зафиксирует время и ФИО работника. Такая система учета позволит фиксировать все перемещения сотрудника, факты прогулов, опозданий и ранних уходов.
В автоматизированных системах учета можно фиксировать больничные, прогулы и затем получать данные с любой глубиной выборки: за месяц, за год или за произвольный период.
Бумажные журналы или карточные системы позволяют вести учет прихода и учета сотрудников, но они не могут подтвердить, что именно этот человек прошел через проходную. Карты могут передаваться, сотрудники могут отмечать сразу несколько карт, а подделать роспись вообще не составляет проблем. Этого недостатка лишены биометрические системы.
Достаточно просто приложить палец к сканеру, как в базе появляется запись с фактом отметки сотрудника. При этом достоверно известно, что это именно тот сотрудник, который отметился. Ведь отпечаток пальца невозможно передать или отметится за другого человека.
Учет прихода и ухода сотрудников
По данным автоматизированной системы учетчик (табельщик или бухгалтер) может начислять заработную плату, учитывать отработанные часы или смены. При этом возможно использование как заложенных в систему отчетов, так и формирование каких-то других, на основе данных системы.
Наличие полноценного учета приходов и уходов со стороны руководства позволит держать дисциплину в организации на должном уровне, что, с вою очередь, прямо влияет на экономическую составляющую деятельности. Используя автоматизированный учет прихода руководство получает возможность оперативно влиять на персонал, затрачивая при этом минимальное количество времени.
Мы предлагаем простую и не требующую обслуживания систему учета рабочего времени по отпечаткам пальцев . Наша система поможем Вам в кратчайшее время начать учитывать все опоздания и прогулы и не тратить лишние деньги на монтаж и обслуживание.
На Хабре немало статей посвящено учету рабочего времени, но почти все они касаются систем учета времени и контроля действий сотрудника на ПК. Мы расскажем об оборудовании и системах фиксирующих время прихода и ухода, и рассмотрим вопрос их необходимости.
Часть первая статьи Hard будет посвящена оборудованию, которое используется для физического контроля времени, проведённого сотрудниками на рабочем месте.
Мы рассмотрим все типы систем учета рабочего времени которые с той или иной степенью активности используются на российском рынке.
Почти все системы которые мы рассмотрим будут требовать - монтажа, коммутации оборудования, прокладки проводов, настройки программного обеспечения.
Часть вторая Hardcore будет посвящена вопросу необходимости и этичности использования систем учета рабочего времени. Специально для вас на этот вопрос ответят самые известные российские предприниматели.
Hard
Терминалы регистрации прихода и ухода
Терминалы для учета времени не управляют никакими исполнительными устройствами (турникеты, электрозамки и т.д.). Именно этим обусловлена их низкая цена - от 9 670 рублей . Программное обеспечение почти всегда идет в комплекте.Логика работы: первая идентификация - приход, вторая - уход. Будет работать при условии, если руководитель решит оплачивать рабочий день только в том случае, если сотрудник дважды прошел идентификацию, когда пришел и когда ушел.
Большинство терминалов в качестве идентификатора используют биометрический признак человека. Чаще всего это отпечаток рисунка кожи пальца, форма лица, венозный рисунок пальца или руки.
Биометрические терминалы самые удобные т.к. идентификатор нельзя потерять, забыть, сломать, словом, он всегда с тобой. В случае с отпечатком пальца основное ограничение это чистота рук, т.к. стекло сенсора запросто можно испачкать, да и погрешность идентификации будет выше.
Для полноты картины добавим, что есть небольшое количество терминалов, которые работают только по бесконтактным картам, но рассматривать их более подробно смысла не вижу, т.к. широко распространенная практика отмечать приход/уход друг за друга сведет их эффект к минимуму.
Мобильный телефон
В данном случае благодаря программному обеспечению , телефон с модулем NFC, по своему функционалу превращается в терминал для регистрации прихода и ухода. Это решение интересно тем, что представлено российским производителем контроллеров для СКУД компанией Промавтоматика , соответственно является частью большого программно-аппаратного комплекса СКУД. В качестве идентификаторов используются бесконтактные карты mifare.Электрозамок
Не лучший способ организации учета рабочего времени. И здесь он только потому, что в реальности клиент достаточно часто хочет использовать именно его из-за низкой стоимости и минимальных внешних изменений, которые потребуется вносить в интерьер офиса.При проходе нескольких человек примерно в 90 случаях из 100 прикладывать карту будет один человек, а проходить - естественно, все. С учетом того, что люди приходят на работу и уходят с неё, как правило, в одно время, возникать такое будет сплошь и рядом.
Худо-бедно будет работать при условии, если помещение внутреннее, и если в этом помещении не очень много народу - чем больше количество человек, тем больше будет ошибок в отчетах.
Состав системы и цены
Электронный замок - от 1129 рублей
Программное обеспечение - бывает и платным, и бесплатным, в зависимости от производителя контроллера.
Считыватели - от 562 рублей
Компьютер - от 12000 рублей
В подобного рода системах могут использоваться практически все возможные идентификаторы - отпечаток пальца, венозный рисунок руки или пальца, форма лица, радужная оболочка глаза.
Турникет
Это один из лучших способов организации учета рабочего времени благодаря уникальной его особенности - отсечению проходящих по одному. В результате - получите чистое рабочее время за вычетом всех опозданий, уходов пораньше, затянувшихся обедов и т.д.Состав системы и цены
Турникет - цена от 32 000 рублей
Контроллер СКУД - цена от 3000 рублей
Программное обеспечение - бывает и платным и бесплатным, в зависимости от производителя
Считыватели - от 562 рублей
Бесконтактные карты - от 16 рублей
Компьютер - от 12000 рублей
Количество нарушений после установки турникета снизится, хоть и останутся сотрудники, которые будут подлезать под турникетом или перепрыгивать, интеграция с системой видеонаблюдения весьма значительно сократит количество желающих совершать такие действия.
Видеокамера
Строго говоря главным действующим лицом, будет не сама камеры а модуль видеоаналитики. Большим преимуществом которого будет безбарьерность, т.е. отсутствие турникетов и запертых дверей.Контроль активности персонала
Идеальный вариант для тех сотрудников, рабочее место которых точно определено. Это например офисные сотрудники за рабочим столом, рабочие у станка, кассиры, вахтеры, операторы видеонаблюдения, охранники.
5000 рублей
Кроме самого факта наличия сотрудника на рабочем месте, видеоаналитика дает возможность фиксировать активность, что актуально для операторов видеонаблюдения или охранников, которые могут уснуть на рабочем месте.
Распознавание лиц
Вторая модель использования видеоаналитики - система идентификации человека, основанная на распознавании лица.
Модуль программного обеспечения - 314 000 рублей
Учет рабочего времени - не основная функция таких систем, но уже сейчас их можно использовать для автоматической фиксации прихода и ухода.
Hardcore
Все статьи, посвященные учету рабочего времени, на ресурсах, где доступно комментирование, вызывают шквал негативных комментариев. Что интересно, большая часть комментарием сделана в рабочее время.Стремление любого человека избегать негатива абсолютно естественно, ни чуждо оно и авторам статей об учете рабочего времени, именно поэтому как мне кажется этот важный вопрос оставался без должного внимания.
Тимура Горячев - генеральный директор концерна «Калина»
В заключение отмечу, контроль персонала – не самоцель, а инструмент, актуальность которого в текущих кризисных экономических условиях сильно возрастает.
Теги: Добавить метки
Простая и бесплатная система учета рабочего времени - это централизованный журнал, в котором сотрудники отмечаются, когда приходят на работу и когда уходят с неё (контроль опозданий и ранних уходов с работы). Состоит из двух частей – сервера и клиента:
Windows клиент устанавливается на рабочие места сотрудников и может работать в одном из трех режимов:
- Полностью автоматический режим, клиент фиксирует первый запуск компьютера (вход в систему, разблокировку, выход из режима сна) и последнее завершение работы (выключение, блокировка, сон, выход из системы). Может работать как с информационным окном, так и без него, в скрытом режиме.
- Ручной режим, сотруднику необходимо самостоятельно отмечать приход на работу и уход с работы. В данном режиме возможна фиксация фотографий с вебкамеры.
- Многопользовательский режим – программа устанавливается на один выбранный компьютер, заносится список сотрудников, при приходе на работу и уходе с неё, каждый сотрудник отмечается, путем выбора себя из списка. В данном режиме возможна фиксация фотографий с веб-камеры.
Android клиент превращает любой планшет, или телефон в простой и удобный терминал учета рабочего времени. Просто один раз заполните список сотрудников и укажите адрес сервера. Теперь сотрудники без труда смогут фиксировать свой приход и уход с работы.
Серверная часть программы WorkTime может быть установлена на любом компьютере, или сервере, главное, чтобы к нему с клиентов был доступ по сети. Сервер записывает в свою БД информацию и может выдавать её либо через web доступ (http://АдресСервера:43726 посторение отчетов по периодам, экспорт в Excel или Word), либо через API, путем xml запроса с вашей учетной программы (пример в обработке для 1С).
Инструкция:
- Установите серверную часть, укажите логин и пароль для доступа к серверу (необязательно, по умолчанию - admin и pass)
- (Автоматический и ручной режим)Установите клиентские программы на компьютеры пользователей и укажите адрес сервера
- (Android клиент и многопользовательский режим)Установите клиентскую программу, заполните таблицу сотрудников и укажите адрес сервера
- Откройте в браузере http://АдресСервера:43726 , введите логин и пароль, постройте необходимые отчеты.
Теперь сотруднкики могут отмечать свой приход на работу и уход с работы. Если данные с клиентов не отображаются на сервере, проверьте, что есть сетевой доступ - серверная часть работает на следующих сетевых портах: 43724, 43725 и 43726.
Достоинства программы:
- Данные хранятся на ваших компьютерах, а не на чужих серверах в облаке.
- Фиксируется точное время (ТВ), в первую очередь время с контролера домена, во вторую с интернет серверов точного времени.
- Фотографии с веб-камер сжимаются до 5-7 кб, что уменьшает размер базы данных. (100 сотрудников за 1 год ≈ 400мб).
- Данные на клиентах «копятся» без ограничения по времени, и отправляются при появлении сервера в сети.
- Простота - только одна обязательная настройка при установке – это ip адрес сервера, или его доменное имя.
- Интеграция с любой учетной системой, включая 1С.
- Абсолютно бесплатно позволяет осуществлять контроль и вести учет рабочего времени на предприятии.
Примеры возможностей:
- Установить Android клиент на планшет, планшет повесить возле входа, сотрудники отмечаются, когда приходят на работу и когда уходят с неё.
- Установить автоматический клиент, и без труда фиксировать запуски и выключения компьютеров.
- Если на компьютерах имеются вебкамеры, то установить либо ручной, либо многопользовательский режим. В этом случае фиксироваться будет не только время, но и снимки сотрудников.
Придерживаться трудового распорядка дня – одна из обязанностей сотрудников. Но к сожалению, не всегда это условие ими выполняется. Сотрудники опаздывают, уходят с работы раньше положенного, покидают свои рабочие места на протяжении дня. Поэтому многие руководители устанавливают системы .
Какие есть системы контроля прихода и ухода сотрудников?
Биометрические системы
Самыми популярными являются биометрические системы. Они не только фиксируют время прихода и ухода сотрудников, но и повышают уровень безопасности компании. Ведь без отпечатка пальца никто из посторонних не попадет внутрь. Поэтому их очень часто можно увидеть в крупных учреждениях или в организациях с повышенным уровнем безопасности.
Но у биометрических систем есть недостаток. Они отмечают время только фактического прихода на работу. Но не каждый сотрудник, придя на работу, сразу бросается в бой. Некоторые любят выпить кофе, поболтать с коллегами и только потом приступить к выполнению своих задач. Это значит, что работа начинается у них с опозданием на полчаса-час.
Программы учета рабочего времени
Большую часть рабочего времени сотрудники проводят за компьютером. Поэтому идеальным инструментом для контроля офисного персонала является .
Программу устанавливают на компьютеры персонала и она фиксирует время начала и окончания работы; используемые ресурсы (сайты, файлы, приложения).
Как это происходит и что это дает руководителю, рассмотрим на примере Yaware.TimeTracker .
Что можно узнать с помощью программы учета рабочего времени?
1. Частоту опозданий
Чтобы вести контроль опозданий, установите в настройках Yaware.TimeTracker время начала рабочего дня. Теперь, если сотрудник начнет работу позже указанного времени – система зафиксирует это и составит “Отчет по опозданиям”.
С его помощью вы можете узнать систематичность нарушений. Просто выберите имя сотрудника и сгруппируйте данные за месяц.
2. Систематичность раннего ухода
О раннем уходе с работы так же легко узнать, как и об опозданиях. В настройках установите время окончания работы. Если сотрудник завершит её раньше –- это будет указанно в отчете “Ушел раньше положенного”.
3. Причины опоздания или ухода раньше положенного
Бывает так, что сотрудники опаздывают или уходят раньше с работы в связи с выполнением рабочих заданий. Например, встреча с клиентом, отправка посылки, покупка авиабилетов.
Если вы включите в настройках офлайн-активность, то сотрудник сможет объяснить причину своего опоздания или раннего ухода. Если он опоздал, то после включения компьютера система выдаст запрос, в котором сотрудник сможет указать причину
и прокомментировать её
Если же сотрудник ушел раньше положенного, то форма запроса появится на следующий день, после включения компьютера.
С помощью программы учета рабочего времени вы не просто знаете, когда сотрудники пришли и ушли, а когда они приступили непосредственно к работе. Это делает её эффективным инструментом контроля прихода и ухода сотрудников в офис.
Попробуйте бесплатную версию Yaware.TimeTracker и убедитесь в этом на практике.